Prozessmanagement im Griff!
Features und Funktionen
Nach der Übertragung starten Sie einfach Ihre MS ADS® App auf Ihrem Smartphone (IOS oder Android), wählen Ihr Audit aus und legen los. Sie können diktieren, schreiben, fotografieren oder filmen!
- mehrere Auditoren können das Audit durchführen
- freie Definition der Abteilungen, Standards und Art des Audits
- Auditplan auch über mehrere Tage in der mobilen Applikation
- Anwendung und App mehrsprachig (DE/EN)
- Normen und Standards frei definier- und wählbar
Management Software Audit Documentation
MS ADS® – Der Standard fürs digitale Audit mit Smartphone
Mit MS ADS®, dem digitalen Audit, benötigen Sie nur noch Ihr Smartphone beim Audit. Sie haben alle Informationen sofort und digital dokumentiert und diese entsprechend Ihren Feststellungen in den richtigen Themen wie z.B. Haupt- und Nebenabweichungen, Verbesserungspotentiale, positive Eindrücke oder Kennzahlen zugeordnet. Per Knopfdruck haben Sie dann Ihren Bericht auf dem Computer und können ihn bearbeiten, ausdrucken oder verteilen.
Produktdatenblatt als Download >
Die App zum Download
Die Software MS ADS® steht sowohl im Google Playstore als auch im Appstore von Apple zum Download bereit. MS ADS® bietet umfassende Funktionen für digitale Audits und Software-Audits, um Unternehmen bei der effizienten Überprüfung ihrer Systeme und Prozesse zu unterstützen. Nutzer können die App jetzt herunterladen und von ihren umfangreichen Audit-Möglichkeiten profitieren.
Selbstverständlich können Sie auch eine Demo unseres Produkts anfordern, wenn Sie sich nicht sicher sind oder die Anwendung live erleben möchten. Wir freuen uns darauf, Ihnen MS ADS® näher zu bringen und all Ihre Fragen zu beantworten. Klicken Sie einfach auf den folgenden Link, um Ihre Demo-Anfrage zu stellen:
Was ist ein Audit?
Das Audit ist ein effektives und starkes Instrument zur Überwachung von Geschäftsprozessen und Prüfung de Vorgaben aus Regelwerken und Standards. Auf diese Weise wird dokumentiert, dass gesetzliche Vorgaben erfüllt werden, die Industriestandards auch für diesen Betrieb gelten oder ein bestimmtes Qualitätsniveau konstant besteht.
Durchgeführt wird das Audit als systematische Prüfung in regelmäßigen Abständen. Dafür kommt ein Auditor in das Unternehmen, schaut sich Arbeitsweisen, Normen und Strukturen an, spricht mit Mitarbeitern und füllt Prüflisten und Fragebögen aus. Nur so kann festgestellt werden, welche Abläufe und Standards gelten und ob diese den Vorgaben und Zielen entsprechend eingehalten werden. Abschließend gibt es einen Bericht an das Management mit dem aktuellen Zustand und mit konkreten Vorschlägen zur Verbesserung.
Die Ziele
Ein Audit kann sich auf ein ganzes Unternehmen aber auch nur auf einen bestimmten Teilbereich, einen Prozess oder ein Produkt konzentrieren. Der Begriff leitet sich vom lateinischen Zuhören ab. Die Untersuchung selbst wird von geschulten Auditoren durchgeführt, durch die eigene oder eine fremde Organisation (internes oder externes Audit). Mit einem erfolgreich durchgeführten externen Audit gibt es meist ein Zertifikat als Nachweis. Die Ziele von regelmäßigen internen Audits sind dabei:
- Optimierung von Unternehmensprozessen
- Stärkung von Effizienz und Qualität
- Einhaltung bestimmter Qualitätsanforderungen
- Steigerung der Kundenzufriedenheit
- Wettbewerbsvorteil dank Zertifikat
- Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
- Qualitätsüberwachung für Lieferanten und Dienstleistern
Je nach Branche, Berufsgruppe, Regelwerk/Standard oder Prüfbereich haben die Audits ihren eigenen Plan und Ablauf. Der Auditor arbeitet mit mehreren Fragebögen, Listen sowie Vorgaben aus Regelwerken/Standards und macht sich während der Durchführung Notizen. Auf der Basis dieser Daten muss er später einen Bericht verfassen und Feststellungen formulieren. Dabei kommen aber nicht mehr Zettel und Stift zum Einsatz. Das digitale Audit hebt diesen Prozess auf eine neue Ebene und erspart den Papierkram unter Einsatz innovativer Software und modernen Medien. So ergeben sich in diesem Vorgehen viele neue Vorteile und eine erhebliche Zeitersparnis.
Die Vorteile eines digitalen Audits
Das digitale Audit deckt alle Methoden und Tools des klassischen Audits auf einem digitalen Endgerät ab. Sämtliche Dokumente und Erhebungsbögen sowie Vorgaben aus Regelwerken/Standards liegen in einer App vor und brauchen nicht mehr in Papierform ausgefüllt werden. Das Handling großer Datenmengen wird erleichtert und die Zuordnung bestimmter Einträge wird übersichtlicher. Die visuelle Oberfläche ist verständlich aufgebaut. Die Bedienung erfolgt intuitiv und bietet viel mehr Möglichkeiten, als das klassische analoge Audit.
Gerade bei komplexen Auditprozessen und Überprüfungen gewinnt die digitale Lösung. Viele Arbeitsschritte müssen nicht mehr selbst oder von Hand durchgeführt werden. Die Software liefert umfassend Unterstützung. In der App liegt nicht nur Ihr digitale Auditplan bereit, auch Abläufe und Prozesse können abgebildet werden. Fotos, Audioaufnahmen oder gar Videos sind zu einem speziellen Inhaltspunkt des Audits gespeichert und jederzeit abrufbar. Viele Vorgänge lassen sich auf diese Weise besser nachvollziehen. Zudem stehen ältere Dokumente oder bereits abgeschlossene Audits noch zur Verfügung und sind zum Vergleich geeignet. Die Vorteile eines digitalen Audits liegen also auf der Hand
- Ablauf erfolgt effizienter
- effektive Aufnahme von Informationen
- Bericht wird automatisch erstellt
- keine Schreibarbeit mehr
- frei definierbare Standards und Normen
- Mehrsprachigkeit möglich
- übersichtliche Struktur
- speichert Fotos, Videos und Audioaufnahmen
- Dokumente können eingefügt werden
Der Auditor kann sich also viel mehr auf die Überprüfung selbst und auf die Einhaltung von Normen und Qualitätsstandards konzentrieren. Er steht im direkten Kontakt mit den Mitarbeitern und der Leitung des Unternehmens. Zudem sparen alle Betroffenen Zeit, sodass ein digitales Audit viel schneller und effektiver durchgeführt werden kann. Sämtliche Notizen und Hinweise sind gleich den richtigen Bereichen zugeordnet, um Verbesserungsvorschläge auszugeben oder bereits angeforderte Änderungen zu überprüfen. Zudem können mehrere Auditoren an einem Dokument arbeiten und das digitale Audit durchführen. In der mobilen App bleibt der Auditplan mehrere Tage erhalten, falls die Prüfung über einen längeren und mehrtägigen Zeitraum angelegt wurde.
Prozess und Ablauf
Mit unserer digitalen Plattform erfahren Sie den Prozess des Audits am Smartphone. Schon bei der Planung und Vorbereitung lassen sich wichtige Normen oder Hinweise definieren. Bei der Durchführung sind dann weder Zettel noch Stift notwendig. Selbst Fotos und Videos können in der App gespeichert werden. Anschließend folgt der Abschlussbericht. Der Prozess ist in folgende Punkte gegliedert:
- Planung und Vorbereitung
Das Audit beginnt mit der richtigen Vorbereitung. In der Planungsphase werden Werksnormen, Standards oder offizielle Werte für den zu prüfenden Bereich digital recherchiert und hinterlegt. Es kann eine Checkliste mit den Anforderungen erstellt werden, passend zum jeweiligen Audit. Zusätzliche Notizen und bestimmte Fragen helfen später bei der Durchführung. Auch eine bestimmte Agenda oder ein längerer Zeitplan sind möglich. - Durchführung
Das digitale Audit wird nun durchgeführt. Sämtliche Bewertungen, Feststellungen oder Antworten auf Fragen lassen sich bequem in der MS ADS® App hinterlegen. Nachweise können per Video, Audio, Foto oder Download von Dokumenten abgespeichert werden. Die Durchführung ist dabei für Smartphones optimiert und kann auch ohne Verbindung zum Internet stattfinden. Die Daten werden trotzdem gespeichert und stehen später wieder zur Verfügung. - Nachbereitung
Auch die Nachbereitung findet digital statt. Hier werden Abweichungen dokumentiert und Verbesserungspotenziale aufgedeckt. Positive als auch negative Eindrücke sind hinterlegt und brauchen nur noch anhand der vorher definierten Parameter ausgewertet werden. Der Auditor legt selbst fest, welche Vorschläge und Handlungsanweisungen im Bericht aufgeführt und später umgesetzt werden. - Bericht
Statt jetzt den Papierkram in einen aussagekräftigen Bericht zu überführen, erfolgt dieser Schritt automatisch. Alle wichtigen Informationen, Vorgaben und Maßnahmen gibt es übersichtlich strukturiert. Die Eingabe der Ergebnisse wird nach einem vorher definierten Thema erstellt. Auditoren haben aber auch die Möglichkeit, selbst ein Fazit zu schreiben. Der Report kann anschließend per PDF geladen und versendet werden – ganz ohne Papierkram.
Die verschiedenen Arten
Jedes Audit basiert auf einer ähnlichen Struktur, muss aber den jeweiligen Gegebenheiten angepasst werden. Im Qualitätsmanagement ist das Audit nach DIN ISO 9001 bekannt und wird von vielen Unternehmen als Zertifikat genutzt. Die Regeln werden von der jeweiligen Zertifizierungsstelle vorgeschrieben und die Software ist entsprechend anzupassen. Darüber hinaus können auch interne Prozesse oder Produkte ein Audit erhalten. Folgende Arten für ein Audit gibt es u.a.:
- Systemaudit
Prüft ein komplettes System, ob die vorliegenden Normen und Regeln eingehalten werden. - Prozessaudit
Prüft die Leistungsfähigkeit und Wirksamkeit von Prozessen in einem Unternehmen. - Produktaudit
Prüft, ob das Produkt die dafür definierten Anforderungen einhält. - Compliance Audit
Prüft die allgemeine Einhaltung von rechtlichen Anforderungen und die Rechtskonformität.
Technische Voraussetzungen prüfen
Die technischen Voraussetzungen sind oft einfacher als gedacht. Es müssen keine Protokolle mehr auf dem Klemmbrett ausgefüllt werden, stattdessen werden Smartphone oder Tablet zu einem ständigen Begleiter beim Audit. Die MS ADS® Software funktioniert problemlos mit iOS oder Android und deckt das komplette digitale Audit ab – von der Durchführung bis hin zum Bericht.
Die Planung kann bequem am PC erfolgen. Für jede Branche und jeden Anwendungsbereich muss ein eigenes Audit entsprechend der Vorgaben erstellt werden. Durch Speichern erfolgt die einfache Übertragung in die App. Zusätzlich kann das Smartphone Gespräche mit Mitarbeitern aufzeichnen, Videos von Prozessvorgängen machen oder Fotos im Audit hinterlegen. Statt also mit mehreren Geräten gleichzeitig zu arbeiten, vereint das digitale Audit alle Möglichkeiten an einem Punkt. Der Bericht wird durch Speichern wieder an den Computer geschickt und kann von hier aus bearbeitet oder verteilt werden.
Plötzlich offline?
Die Internetverbindung ist natürlich eine technische Voraussetzung, um die Übertragungswege zu sichern. Sollte das Gerät während des Audits offline gehen, stellt das trotzdem kein Problem dar. Die Daten werden gespeichert und sind dann wieder verfügbar, wenn das Gerät online geht.
Ein virtuelles Audit
Über ein digitales Audit wird eine neue Infrastruktur in den Prüfungsgesellschaften und Unternehmen geschaffen. Sie ermöglicht einen elektronischen, schnellen und vor allem sicheren Datenaustausch von Dokumenten. MS ADS® bietet auch die Grundlage für ein virtuelles Audit. Das heißt: der Auditor muss nicht mehr persönlich anwesend sein, sondern nimmt seine Prüfung direkt am Smartphone vor.
Es brauchen keine physischen Dokumente mehr ausgetauscht oder eingereicht werden. Alle Leitfäden und Richtlinien sind digital einzusehen. Prüfer als auch Prüfende bekommen jederzeit Transparenz und haben Einblick in den Fortschritt. Apps und Cloud-Lösungen haben sich in den vergangenen Jahren weiterentwickelt und prägen die neue Form des digitalen Audits. Der Vorteil dabei: es kann, über mehrere Tage und auch von mehreren Prüfern durchgeführt werden.
Was bedeutet Audit 4.0?
Der Begriff Audit 4.0 entstand im Rahmen der Industrie 4.0. Viele Prozesse und Strukturen werden in das digitale Zeitalter übernommen, befördert oder verbessert. Doch die modernen Systeme sind nicht mehr nur zur Assistenz gedacht. Bei der Industrie 4.0 geht es vielmehr um intelligente und selbststeuernde Prozesse. Viele Bereiche werden automatisiert. Die Selbstorganisation und die Selbstoptimierung stehen im Vordergrund.
Beim Audit 4.0 geht es also nicht nur um die digitale Eingabe, um den konservativen Papierkram zu vermeiden. Vielmehr können die Dokumente mit weiterführenden Inhalten und Kommentaren abgespeichert werden. Es entsteht gleichzeitig eine Arbeitsplattform, die unabhängig von der Sprache funktioniert, schnell umgestellt werden kann und auf die auch mehrere Auditoren Zugriff haben. Zudem erfolgt ein automatisierter Bericht. Die eingegebenen Parameter und Werte brauchen nicht mehr manuell ausgewertet zu werden. Unsere MS ADS® Software erstellt einen kompletten Bericht, der sich noch an individuelle Faktoren und Vorgaben anpassen lässt. Das Audit 4.0 erspart demnach Arbeitsaufwand, vernetzt die Auditoren, ermöglicht zusätzliche Wege der Dokumentation und gibt automatisierte Berichte aus.